Powiadomienie o ochronie prywatności podczas rekrutacji UE, EOG, Szwajcaria i Zjednoczone Królestwo (ZK)

data wejścia w życie: Marzec 2019

W ramach swojej działalności rekrutacyjnej Leggett & Platt, Incorporated i jej spółek z siedzibami w państwach UE, EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), Szwajcarii i Zjednoczonym Królestwie (łącznie określane jako Spółka, „Leggett & Platt”, „my”, „nas” lub „nasza”) gromadzi i przetwarza dane osobowe użytkownika (tj. dane, które mogą być połączone/przypisane do konkretnej osoby, „Dane Osobowe”). Prywatność i ochrona Danych Osobowych kandydata do pracy są dla nas bardzo ważne.

Niniejsza Informacja o Ochronie Prywatności Podczas Rekrutacji informuje kandydata, dlaczego i w jaki sposób przetwarzamy ich Dane Osobowe w trakcie i po złożeniu podania o pracę, zgodnie z wysokimi standardami obowiązujących przepisów i rozporządzeń dotyczących ochrony danych. Włącza to informacje o tym, komu będziemy udostępniać Dane Osobowe kandydata, jak długo będziemy je przechowywać i jakie prawa mają kandydaci w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych.

  1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Danych Osobowych kandydata?

    Spółka jest odpowiedzialnym kontrolerem danych, co oznacza, że jest to podmiot gromadzący Dane Osobowe kandydatów i decydujący o sposobie i powodzie przetwarzana Danych Osobowych.

    Jeśli więcej niż jedna spółka Leggett & Platt jest odpowiedzialna za przetwarzanie Danych Osobowych kandydata, odpowiednia osoba ds. kontaktów w sprawach ochrony prywatności przekaże zapytanie kandydata do odpowiedniej spółki Grupy Leggett & Platt, która jest głównym podmiotem odpowiedzialnym za ochronę Danych Osobowych. Zazwyczaj będzie to spółka Grupy Leggett & Platt, do której bezpośrednio zgłoszono zapytanie. Prosimy o kierowanie wszelkich ewentualnych pytań bezpośrednio do osób ds. kontaktów w sprawach Danych Osobowych, podanych w punkcie 10.

  2. Jakie Dane Osobowe gromadzimy?

    Gromadzimy następujące rodzaje Danych Osobowych kandydata w związku ze składanymi przez nich podaniami o pracę:

    • Dane osobowe (np. nazwisko, imię, adres zamieszkania, data urodzenia, płeć, numer telefonu, adres e-mail i zdjęcie kandydata)
    • Informacje dotyczące wykształcenia (np. historia edukacyjna, odpowiednie umiejętności i stopnie naukowe kandydata)
    • Informacje związane z pracą (np. historia zatrudnienia i odpowiednie doświadczenie kandydata)
    • Informacje dotyczące kwestii prawnych (np. pozwolenie na pracę lub na pobyt kandydata)

    W rzeczywistości nie będziemy gromadzić żadnych wrażliwych Danych Osobowych dotyczących kandydata (na przykład danych dotyczących zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego ani poglądów politycznych). Jeśli zajdzie potrzeba przetwarzania takich wrażliwych Danych Osobowych do celów rekrutacji kandydata (na przykład, gdy będziemy musieli wiedzieć o jakichkolwiek niepełnosprawnościach, aby zapewnić odpowiednie stanowisko pracy), będziemy przetwarzać tylko takie wrażliwe Dane Osobowe w ścisłej zgodzie z obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami dotyczącymi ochrony danych.

    Zazwyczaj będziemy zbierać wyżej wymienione Dane Osobowe bezpośrednio od kandydata (na przykład, gdy podadzą takie dane w liście motywacyjnym, CV kandydata lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej). W niektórych sytuacjach uzyskamy również Dane Osobowe kandydata z innych źródeł, takich jak referencje dostarczone przez byłych pracodawców, informacje od firm sprawdzających zatrudnienie w przypadku informacji mających zastosowanie prawne lub publiczne. W takich przypadkach Dane Osobowe, będą traktowane w ścisłej zgodzie z obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami dotyczącymi ochrony danych.

  3. W jakim celu gromadzimy Dane Osobowe kandydatów do pracy?

    Gromadzimy i przetwarzamy Dane Osobowe kandydata do następujących celów:

    • utrzymywanie akt personalnych z rekrutacji kandydata , a także zarządzanie i ocenianie ich podań (na przykład, aby ocenić i potwierdzić przydatność kandydata na wnioskowane stanowisko pracy);
    • dokumentowanie, analizowanie i doskonalenie naszego procesu rekrutacji (na przykład poprzez prowadzenie statystyk rekrutacyjnych);
    • wywiązanie się z obowiązków prawnych (na przykład z obowiązków finansowych i administracyjnych lub w sprawdzenia uprawnienia kandydata do pracy);
    • prowadzenie wewnętrznych i zewnętrznych dochodzeń, gdy konieczne jest ocenienie, zapobieganie lub podjęcie działań dotyczących nielegalnej działalności, podejrzeń o nadużycia, sytuacji stanowiących potencjalne zagrożenie dla naszych aktywów lub bezpieczeństwa fizycznego jakiejkolwiek osoby;
    • ustalanie, egzekwowanie i obrona przed roszczeniami prawnymi.
  4. Kto ma dostęp do Danych Osobowych kandydata?

    Dla zarządzania procesem rekrutacji udostępnimy Dane Osobowe kandydata wewnątrz Spółki, do członków działu HR, ankieterów zaangażowanych w proces rekrutacji, i menedżerów w działach, w których istnieją wakaty, i w każdym przypadku tylko wtedy, gdy dostęp do Danych Osobowych kandydata jest konieczny do wykonania ról przez takie podmioty.

    Ponadto, i tylko wtedy, gdy będzie to konieczne do osiągnięcia celów wymienionych powyżej, ujawnimy Dane Osobowe kandydata następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, w zależności od przypadku:

    • przedstawiciele stron trzech, dostawcy usług i doradcy (na przykład w związku z usługami IT, weryfikacją zgodności, sprawdzaniem przeszłości, badaniami lekarskimi, płatnościami, poradami prawnymi lub usługami pocztowymi);
    • organy ścigania, instytucje państwowe lub sądy, jeśli jest to konieczne do przestrzegania obowiązujących przepisów;

    Nie ujawnimy Danych Osobowych kandydata żadnym stronom, które nie są upoważnione do ich przetwarzania.

  5. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Dane Osobowe kandydata?

    Podstawami prawnymi do przetwarzania Danych Osobowych kandydata są:

    • zgoda kandydata, jeśli wymagają tego obowiązujące ustawy i rozporządzenia dotyczące ochrony danych; w takim przypadku osobno poprosimy o zgodę kandydata;;
    • gdy przetwarzanie przez nas takich danych jest konieczne przy podejmowaniu decyzji o nawiązaniu z kandydatem stosunku pracy;
    • przestrzeganie zobowiązań prawnych, którym podlegamy (na przykład, gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do sprawdzenia pozwolenia na pracę i na pobyt);
    • w przypadku niektórych ról jesteśmy zobowiązani do poszukiwania informacji o karalności. w takim przypadku zrobimy to tylko dlatego, że konieczne jest wywiązywanie się przez nas z zobowiązań i korzystanie ze szczególnych praw w odniesieniu do zatrudnienia; oraz
    • gdy przetwarzanie jest konieczne dla naszych uzasadnionych interesów (takich jak ochrona nas przed szkodami poprzez zapobieganie lub wykrywanie nielegalnych działań, ustanowienie, wykonywanie lub obrona przed roszczeniami prawnymi bądź analiza i usprawnienie naszych procesów rekrutacyjnych), chyba że ustalimy w poszczególnych sprawach - w wyniku oceny przypadków, że nasze interesy są podporządkowane interesom kandydata lub podstawowym prawom i wolnościom.
  6. Gdzie będą przetwarzane Dane Osobowe kandydata?

    Dane Osobowe kandydata mogą być przetwarzane przez Grupę Leggett & Platt zarówno w państwach Unii Europejskiej, jak i poza nią („UE”) oraz w Europejskim Obszarze Gospodarczym („ EOG”).

    Należy pamiętać, że państwa członkowskie UE/EOG i inne kraje mają różne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Gdy Dane Osobowe kandydata są przesyłane z kraju kandydata do innego kraju, ustawy i rozporządzenia chroniące Dane Osobowe kandydata w kraju, do którego dane są przekazywane, mogą być inne (lub mniej chroniące) od ustaw i rozporządzeń w kraju zamieszkania kandydata. Na przykład okoliczności, w których organy ścigania mogą uzyskać dostęp do danych osobowych, mogą się różnić w zależności od kraju.

    Jeśli kandydat jest mieszkańcem UE lub EOG i jego Dane Osobowe są przekazywane poza państwa UE lub EOG, zapewnimy, że odbiorca takich Danych Osobowych zapewni odpowiedni poziom ich ochrony, w szczególności poprzez wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak Tarcza Prywatności (Privacy Shield) USA (http://privacy.leggett.com).

  7. W jaki sposób chronimy Dane Osobowe kandydata?

    Spółka stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne zabezpieczenia, mające na celu ochronę Danych Osobowych kandydata przed przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieuprawnionym ich zniszczeniem, utratą, zmianą, dostępem, ujawnieniem lub użyciem. Wszyscy nasi pracownicy i partnerzy umowni są zobowiązani do zachowania poufności i mogą przetwarzać Dane Osobowe kandydata wyłącznie w oparciu o zasadę „niezbędnej wiedzy”.

  8. Jak długo przechowujemy Dano Osobowe kandydata?

    Nie będziemy przechowywać Danych Osobowych kandydata dłużej niż jest to konieczne do osiągnięcia celów, dla których dane zostały zebrane lub w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych. Po takim okresie Dane Osobowe kandydata zostaną usunięte.

    Jeśli podanie kandydata nie zostanie pozytywnie rozpatrzone, w uzasadnionych celach zachowamy Dane Osobowe takiego kandydata w aktach przez okres do 6 miesięcy po dacie poinformowania kandydata o naszej decyzji (np. w celu udowodnienia zgodności z prawem, jeśli to konieczne). Jeśli podanie kandydata zostanie pozytywnie rozpatrzone, zebrane w trakcie rekrutacji Dane Osobowe takiego kandydata zostaną przeniesione do jego akt osobowych i zachowane przez okres zatrudnienia. Jeśli podanie kandydata nie zostanie pozytywnie rozpatrzone i będziemy chcieli zachować jego Dane Osobowe w celu dopasowania ich do przyszłych ofert pracy, wyraźnie poprosimy kandydata o wyrażenie zgody na zachowanie danych przez okres dłuższy niż 6 miesięcy.

  9. Jakie są prawa kandydata w odniesieniu do swoich Danych Osobowych?

    W zakresie dozwolonym przez obowiązujące ustawy i rozporządzenia dotyczące ochrony danych, kandydat ma następujące prawa w odniesieniu do swoich Danych Osobowych:

    • Zażądanie aktualizacji lub poprawienia swoich Danych Osobowych, aby były zawsze dokładne;
    • kopii swoich Danych Osobowych w formacie elektronicznym;
    • Zażądanie usunięcia swoich Danych Osobowych, gdy nie są już konieczne dla wyżej wskazanych celów;
    • Ograniczyć przetwarzanie swoich Danych Osobowych w pewnych okolicznościach, na przykład, gdy kwestionuje dokładność swoich Danych Osobowych, na okres umożliwiający nam zweryfikowanie ich dokładności;
    • Wycofanie swojej zgodę w każdym momencie, w którym przetwarzane są jego Dane Osobowe za jego zgodą, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem.

    W przypadku i w zakresie, w jakim przetwarzamy Dane Osobowe kandydata na podstawie naszych uzasadnionych interesów, podanych w części 5, kandydat ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu z określonych powodów, związanych z jego konkretną sytuacją. W takim przypadku nie będziemy już przetwarzać Danych Osobowych kandydata, chyba że będziemy mieli przekonujące uzasadnione podstawy do przetwarzania, które wykraczają poza interesy, prawa i wolności lub do ustanawiania, wykonywania bądź obrony roszczeń prawnych.

    Kandydat może wykonywać swoje wyżej wymienione prawa, wysyłając prośbę do osoby ds. kontaktów w sprawie rekrutacji lub do osoby ds. kontaktów podanej w części 10 poniżej, podając swoje imię i nazwisko, spółkę Leggett & Platt, w której złożył podanie, swój adres e-mail i opis swojej prośby.

    Jeśli kandydat uważa, że nie przestrzegaliśmy naszych zobowiązań wynikających z obowiązujących ustaw i rozporządzeń dotyczących ochrony danych, kandydat ma prawo złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych.

  10. Jak można się z nami skontaktować?

    Wszelkie pytania dotyczące niniejszego Powiadomienia o ochronie prywatności podczas Rekrutacji lub sposobu, w jakim wykorzystujemy Dane Osobowe kandydata, należy przesyłać do naszego zespołu ds. ochrony danych na adres privacy@leggett.com.

    Można też pisać do Spółki na adresy:

    L&P Automotive Europe Headquarters GmbH
    Attn: Data Protection Officer
    Frankenstrasse 150A
    90461 Nürnberg
    Niemcy

    lub

    Leggett & Platt, Incorporated
    Attn: Privacy Manager
    No. 1 Leggett Road
    Carthage, Missouri 64836
    USA